Quy Trình Kiểm Toán và Quyết Toán Tiền Ăn Bán Trú Trường Mầm Non

Kiểm soát dòng nguyên liệu và dòng tiền từ đầu vào đến đĩa ăn của trẻ:

• Chốt chặn 1: Báo suất ăn thực tế (7h30 sáng): Số suất ăn nấu trong ngày phải khớp tuyệt đối với số trẻ có mặt được giáo viên điểm danh và phụ huynh báo ăn.
• Chốt chặn 2: Biên bản giao nhận thực phẩm 3 bên: Đại diện nhà trường, kế toán bếp và đại diện nhà cung cấp cùng cân trọng lượng thực tế, kiểm tra độ tươi ngon và ký biên bản giao nhận.
• Chốt chặn 3: Đối chiếu định mức tiêu hao khi sơ chế: Theo dõi tỷ lệ hao hụt tự nhiên của rau củ, thịt cá khi bỏ xương, vỏ để đảm bảo không bị gian lận định lượng.
• Chốt chặn 4: Lưu mẫu thức ăn và đối chiếu hóa đơn VAT: Khớp mẫu thực phẩm lưu 24h với hóa đơn chứng từ mua hàng phát hành trong ngày.

Minh bạch hóa tài chính đến từng đồng với gia đình học sinh:

• Quy chế báo nghỉ và thời hạn cắt suất ăn: Quy định rõ phụ huynh báo nghỉ trước 7h30 sáng sẽ được hoàn trả 100% tiền ăn của ngày đó.
• Bảng đối chiếu suất ăn cuối tháng: Tự động tổng hợp số ngày đi học thực tế nhân với đơn giá bữa ăn; phần dư thừa được đối trừ trực tiếp vào thông báo học phí tháng kế tiếp.
• Công khai bảng chợ hàng ngày: Niêm yết bảng kê số lượng thực phẩm, đơn giá mua vào và thực đơn tại bảng tin trường để phụ huynh và ban kiểm tra nhân dân giám sát.

Quản trị chuỗi cung ứng thực phẩm trường học không giấy tờ:

• Liên thông điểm danh tự động ra đơn đặt hàng bếp: Số trẻ điểm danh qua máy chấm công được tự động đồng bộ sang phân hệ bếp lúc 7h45 để bếp trưởng chốt định lượng nấu.
• Tính toán chi phí khẩu phần theo thời gian thực (Cost per Meal): Phần mềm tự động tính toán chi phí calo và đơn giá trên từng trẻ, phát hiện sai lệch định mức ngay lập tức.
• Lịch sử kiểm toán minh bạch và xuất báo cáo: Kế toán xuất biên bản đối soát với nhà cung cấp và báo cáo tài chính tiền ăn nộp hiệu trưởng chỉ với 1 thao tác bấm chuột.